1. Perencanaan
Menurut G.R.Terry unsur manajemen ada 4: POAC. Perencanaan
pengawasan merupakan unsur manajemen. Perencanaan adalah : Keputusan untuk
waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang
akan melakuakan. Unsur administrasi ada 7 yaitu:
· Organisasi
Organisasi adalah Kumpulan orang yang saling kerjasama dan
mempunyai tujuan yang sama.
· Manajemen
Manajemen adalah Pengaturan orang-orang untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
· Keuangan.
· Kepimpinan
Kepimpinan adalah Kemampuan seseorang untuk mengerakkan
orang lain untuk berkerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
· Humas
· Perbekalan
· Tata Usaha
Organisasi terbagi atas :
- Statis
- Dinamis
Ada suatu target yang akan dicapai yaitu program. Di dalam
suatu perencanaana ada 5 W dan 1H yaitu:- What, where, who, when. why. 3
kegiatan yang dilakukan didalam perencanaan
Kegiatan pokok apa yang akan dilakuakn secara langsung
dikerjakan pada pencapaian tujuan yang akan dicapai.
Kegiatan yang menunjang aktivitas yang mendukung tujuan
teersebut.
Kegiatan Veterial : kegiatan yang tidak menunjang tetapi
tidak sering dihindarkan yaitu: ppl dan pkl.
1. What :
Apa yang akan dilakukan atau dikerjakan.
Dana sumber yang didapat.
Dana apa yang akan dihubungkan.
Sdm.
Sarana dan prasarana agar tercapai.
2. Where :
Dimana kita melakukan kegiatan.
Berpegang kepada aspekbilitas ( kemampuan untuk
menyelesaiakan diri ).
Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi berbagai persyaratan
guna menjamin kelancaran tugas
3. When :
Kapan kita melakukan tugas.
Kemampuan untuk mengelola waktu.
Memilih waktu yang tepat untuk mengisi waktu yang luang.
4. Who :
Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun
kwlalitatif.
Pola pembinaan karier.
Kebijaksanaan didalam pengolahan dan pengajian.
Metode dan teknik tentang pengadaan tenaga kerja yang akan
dilaksanakan.
5. Why :
Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga mudah
dilaksanakan.
Rencana itu harus mempunyai rincian yang cermat.
Perencanan bukan merupakan suatu tindakan melainkan suatu
proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju
suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil
suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan
untuk mencapai tujuan. Adadua komponen dalam perencanaan :
1) Perencanan
pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksankan.
2) Perencanan
optimis. Terlaksana.
Definisi dan unsur-unsur perencanaan:
1) Garth N. Jone.
Perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan
yang paling baik untuk pencapaian tugas.
2) M. Farland. Perencanan adalah : Suatu fungsi
dimana pimpinan kemungkinan menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah
daripada wewenangnya.
Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:
1) Hasil akhir
(The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana
kit akan mencapai.
2) Alat-alat
yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.
3) Sumber yaitu:
Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara
lain tenaga kerja keuangan.
4) Pelakasanan
5) Pengawasan.
Didalam perencanan ada beberapa tipe:
1) Rencana
–rencana strategi plans yaitu: perencanan yang dirancang untuk mrmenuhi tujuan
organisasi yang mengimplemasikan misi yang memberikan alasan yang khas pada
orang.
2) Perencanan
operasional yaitu: perencanan yang menguraiakan secara lebih terperinci
bagaimana rencana startegi akan tercapai.
Langkah –langkah dalam penyusunan perencanaan:
1) Menentukan
misi dan tujuan. Perumusan misi dipengaruhi oleh nilai-nilai.
2) Pengembangan
profil perusahan dan biasanyan mencerminkan keadaan internal dan kemampaun
seseorang atau perusahan.
3) Analisa
lingkungan external.Mengidentifikasi cara-cara dalam hal perubahan internal,
politik, ekonomi, sosbud, dan teknologi secara tidak langsung mempengaruhi
organisasi. Identifikasi dan analisis lingkungan ekternal dapat dilakuakn
dengan berbagai metode permulaan
Proses perencanan stategi formal:
1) Pemahaman dan
perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama
kali :
· Adakan dulu
uji coba secara sistematis hubungan sebab akibat.
· Carilah
penyimpangan dan perubahan dari yang normal.
· Konsultasi
atau tanya jawab pada perusahan .
2) Pengumpulan
dan analisa data yang relevan.
Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang
diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan
informasi yang tepat.
· Pengembangan
alternatif.
· Kecendrungan
untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering
mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh
alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang
efektif.
· Evaluasi
alternatif.
Untuk menilai efektifitas ada 2 kriteria :
1) Apakah
alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sdm organisasi seberapa
baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.
2) Apakah
alternatif yang diberikan sudah merupakan alternatif terbaik.
Rencana – rencana operasional ada 2 Yaitu:
1) Rencana
tunggal (Single use plan), adalah menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan
dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai
(hanya satu kali pakai)
Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:
a) Program yaitu
: Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti
langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang
bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.
b) Proyek adalah:
Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek
merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.
c) Anggaran
adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan
tertentu dalam jangka waktu tertentu.
2) Rencana –
rencana tetap, yaitu pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan
situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud
dari rencana tetap adalah:
a) Kebijaksanan
adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan
keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.
b) Prosedur
adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah
–langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan
untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.
c) Aturan atau
rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh
dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai
pilihan melainkan aturan tersendiri.
Kebaikan rencana-rancana dari startegi:
1) Memberikan
pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.
2) Membantu para
manajer dlam pengambilan keputusan.
3) Meminumkan
kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.
Kelemahan dari rencana Stategi:
1) Memerlukan
investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.
2) Cendrung
membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas
resiko.
Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang
efektif:
1) Kurangnya
pengetahuan dalam berorganisasi.
2) Kurangnya
peb\getahuan lingkungan.
3) Ketidakmampuan
terhadap peramalan efektif
4) Kesulitan dari
biaya.
5) Takut gagal.
6) Pengunaan dari
SDM.
2. Pengawasan
Pengawasan adalah proses pengamatan dari berbagai organisasi
bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan
itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk
memperbaikinya dan mencegah agar tidak terulang kembali. Dalam pengawasan
pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi
digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar
terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasil sesuai dengan harapan setiap
organisasi.
Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan
sesuai dengan rencana yaitu:
1) Berorientasi
kepada Efisensi.
2) Berorientasi
kepada Efektifitas.
3) Berorientasi
kepada Produktifitas.
4) Pengawasan
dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.
5) Pengawasan
dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.
6) Pengawasan
dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan
ditaati.
Jenis-jenis pengawasan :
1) Pengawasan
dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari
organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.
2) Pengawasan
dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk
dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan
dan biasanya permintaan oleh perusahaan.
3) Pengawasan prepentif
adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan
yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.
4) Pengawasan
represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah
berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.
Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif :
1) Sistem
Komperatif.
a) Mempelajari
laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana
pelaksanaan.
b) Membandingkan
laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah
diputuskan sebelumnya.
c) Adakah analisa
terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.
d) Buatlah
penilaian.
e) Buatlah
keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.
2) Sistem
Preivikatif:
a) Tentukan
ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.
b) Buatlah
pemerikasaan secara priodik.
c) Pelajari
laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.
d) Mengadakan
penilaian.
e) Putuskan
tindakan untuk membuat suatu keputusan.
3) Sistem
Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak
petugas pelaksanaan.
4) Sistem
Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap
penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat
negatif dan mengambil keputusan.