5W+1H DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN

1.      Perencanaan

Menurut G.R.Terry unsur manajemen ada 4: POAC. Perencanaan pengawasan merupakan unsur manajemen. Perencanaan adalah : Keputusan untuk waktu yang akan datang, apa yang akan dilakukan, kapan dilakukan dan siapa yang akan melakuakan. Unsur administrasi ada 7 yaitu:

·         Organisasi

Organisasi adalah Kumpulan orang yang saling kerjasama dan mempunyai tujuan yang sama.

·         Manajemen

Manajemen adalah Pengaturan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

·         Keuangan.

·         Kepimpinan

Kepimpinan adalah Kemampuan seseorang untuk mengerakkan orang lain untuk berkerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

·         Humas

·         Perbekalan

·         Tata Usaha

Organisasi terbagi atas :

-          Statis

-          Dinamis

Ada suatu target yang akan dicapai yaitu program. Di dalam suatu perencanaana ada 5 W dan 1H yaitu:- What, where, who, when. why. 3 kegiatan yang dilakukan didalam perencanaan                

Kegiatan pokok apa yang akan dilakuakn secara langsung dikerjakan pada pencapaian tujuan yang akan dicapai.

Kegiatan yang menunjang aktivitas yang mendukung tujuan teersebut.

Kegiatan Veterial : kegiatan yang tidak menunjang tetapi tidak sering dihindarkan yaitu: ppl dan pkl.

1.      What :

Apa yang akan dilakukan atau dikerjakan.

Dana sumber yang didapat.

Dana apa yang akan dihubungkan.

Sdm.

Sarana dan prasarana agar tercapai.

2.      Where :

Dimana kita melakukan kegiatan.

Berpegang kepada aspekbilitas ( kemampuan untuk menyelesaiakan diri ).

Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi berbagai persyaratan guna menjamin kelancaran tugas

3.      When :

Kapan kita melakukan tugas.

Kemampuan untuk mengelola waktu.

Memilih waktu yang tepat untuk mengisi waktu yang luang.

4.      Who :

Menganalisis kebutuhan tenaga kerja baik kuantitatif maupun kwlalitatif.

Pola pembinaan karier.

Kebijaksanaan didalam pengolahan dan pengajian.

Metode dan teknik tentang pengadaan tenaga kerja yang akan dilaksanakan.

5.      Why :

Rencana itu harus mempermudah suatu pekerjaan sehingga mudah dilaksanakan.

Rencana itu harus mempunyai rincian yang cermat.

Perencanan bukan merupakan suatu tindakan melainkan suatu proses. Suatu proses yang masih mempuyai suatu tindakan –tindakan untuk menuju suatu tujuan. Tidak dibatasi atas startegi yang akan dilakukan sebelum diambil suatu keputusan karena bisa saja terjadi perubahan. Contoh: GBHN. Kebijakasanan untuk mencapai tujuan. Adadua komponen dalam perencanaan :

1)      Perencanan pesimis. Perencanaan yang tidak dapat dilaksankan.

2)      Perencanan optimis. Terlaksana.

Definisi dan unsur-unsur perencanaan:

1)      Garth N. Jone. Perencanaan adalah : Suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.

2)      M. Farland. Perencanan adalah : Suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan menggunakan sebagian pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.

Bagian atau unsur –unsur dari perencanaan:

1)      Hasil akhir (The ends). Spesifikasi dari tujuan atau sasaran yang akan dicapai dan bilamana kit akan mencapai.

2)      Alat-alat yaitu : Pemilihan dari kebijaksaan,startegi, prosedur, dan prakteknya.

3)      Sumber yaitu: Meliputi kwantitas mendapatakn dan mengalokasiakn bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan.

4)      Pelakasanan

5)      Pengawasan.

Didalam perencanan ada beberapa tipe:

1)      Rencana –rencana strategi plans yaitu: perencanan yang dirancang untuk mrmenuhi tujuan organisasi yang mengimplemasikan misi yang memberikan alasan yang khas pada orang.

2)      Perencanan operasional yaitu: perencanan yang menguraiakan secara lebih terperinci bagaimana rencana startegi akan tercapai.

Langkah –langkah dalam penyusunan perencanaan:

1)      Menentukan misi dan tujuan. Perumusan misi dipengaruhi oleh nilai-nilai.

2)      Pengembangan profil perusahan dan biasanyan mencerminkan keadaan internal dan kemampaun seseorang atau perusahan.

3)      Analisa lingkungan external.Mengidentifikasi cara-cara dalam hal perubahan internal, politik, ekonomi, sosbud, dan teknologi secara tidak langsung mempengaruhi organisasi. Identifikasi dan analisis lingkungan ekternal dapat dilakuakn dengan berbagai metode permulaan

Proses perencanan stategi formal:

1)      Pemahaman dan perumusan masalah. Untuk mempermudah manager untuk mengidenfikasi maka pertama kali :

·         Adakan dulu uji coba secara sistematis hubungan sebab akibat.

·         Carilah penyimpangan dan perubahan dari yang normal.

·         Konsultasi atau tanya jawab pada perusahan .

2)      Pengumpulan dan analisa data yang relevan.

Pertama sekali manager harus mengumpulkan data apa yang diperlukan untuk memutuskan keputusan apa yang tepat untuk mendapatkan informasi yang tepat.

·         Pengembangan alternatif.

·         Kecendrungan untuk menerima alternatif keputusan yang pertma kali flexible sering mengidarkan pencapaian yang terbaik untuk masalah lainya. Pengembangan sejumalh alternatif memungkinkan manager menolak kecendrungan utuk membuat keputusanyang efektif.

·         Evaluasi alternatif.

Untuk menilai efektifitas ada 2 kriteria :

1)      Apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sdm organisasi seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan masalah.

2)      Apakah alternatif yang diberikan sudah merupakan alternatif terbaik.

Rencana – rencana operasional ada 2 Yaitu:

1)      Rencana tunggal (Single use plan), adalah menentukan langkah kegiatan yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi setempat dan selesai apa bila sasaran sudah tercapai (hanya satu kali pakai)

Tipe – tipe rencana tunggal ada 3 yaitu:

a)      Program yaitu : Serangkaian kegiatan yang mencakup luas yang dapat lihat didalamnya seperti langkah –langkah pokok untuk mencapai tujuan. Satuan program organisasi yang bertanggungjawab terhadap kegiatan urutan waktu dan untuk setiap tahap.

b)      Proyek adalah: Rencana yang sekali pakai yang merupakan bagian terpisah dari program. Proyek merupakan alat dari proyek yang efektif yang mempunyai ruang lingup terbatas.

c)      Anggaran adalah: Laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan –kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu.

2)      Rencana – rencana tetap, yaitu pendekatan –pendekatan yang standart untuk penangaan situasi –situasi yang dapat dppikirkan dan terjadi secara berulang-ulang.Wujud dari rencana tetap adalah:

a)      Kebijaksanan adalah: Pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijakasanan batas dari penganbilan keputusan membuat keputusan apa yang diambil oleh seorang manajer.

b)      Prosedur adalah: Proses untuk diketahui apa yang akan dilakukan dengan demikian langkah –langkah itu menjadi suatu yang rutin dan tugas dari pada adm yang bertujuan untuk menyerderhanakan supaya tidak berbelit-belit.

c)      Aturan atau rulls adalah: Pernyataan atau ketetentuan bahwa suatu kegiatan tertentu tidak boleh dilakukan dalam melaksanakan aturan para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan aturan tersendiri.

Kebaikan rencana-rancana dari startegi:

1)      Memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan organisasi.

2)      Membantu para manajer dlam pengambilan keputusan.

3)      Meminumkan kesalan karena sasaran dan tujuan dengan cepat dan tepat.

Kelemahan dari rencana Stategi:

1)      Memerlukan investasi waktu yang cukup lama dan biaya serta orang yang cukup besar.

2)      Cendrung membatasi organisasi hanya terdapat pilihan yang paling rasioanaldan bebas resiko.

Hambatan-hambatan dalam pembuatan rencana –rencana yang efektif:

1)      Kurangnya pengetahuan dalam berorganisasi.

2)      Kurangnya peb\getahuan lingkungan.

3)      Ketidakmampuan terhadap peramalan efektif

4)      Kesulitan dari biaya.

5)      Takut gagal.

6)      Pengunaan dari SDM.

2.      Pengawasan

Pengawasan adalah proses pengamatan dari berbagai organisasi bahwa semua kegiatan yang dicapai dengan rencan selanjutnya. Sasaran pengawasan itu adalah untuk menunjukan kelemahan dan kesalahan dengan maksud untuk memperbaikinya dan mencegah agar tidak terulang kembali. Dalam pengawasan pendekatan tidak hanya dilakuakan secara taknik dan mekanistik tetapi digabungkan dengan pendekatan kepribadian dan pendekatan keprilakuan agar terjadi proses pengawasan yang mendapatkan hasil sesuai dengan harapan setiap organisasi.

Ada beberapa hak yang bersipat fundamental supay pengawasan sesuai dengan rencana yaitu:

1)      Berorientasi kepada Efisensi.

2)      Berorientasi kepada Efektifitas.

3)      Berorientasi kepada Produktifitas.

4)      Pengawasan dilakukan pada saat kegiatan berlangsung.

5)      Pengawasan dilakukan karena sikap manusia yang tidak terlepas dari kesalahan.

6)      Pengawasan dilakukan sesuai dengan proses dasar pengawasan yang harus diketahui dan ditaati.

Jenis-jenis pengawasan :

1)      Pengawasan dari dalam adalah: Pengawasan yang dilakuakan oleh aparat atau unit dari organisasi itu sendiri yang dibertundak atas nama pimpinan atau organisasi.

2)      Pengawasan dari ektern adalah: Pengawasan yang dilakukan oleh organisasi yang dibentuk dari luar organisasi dan bertindak untuk organisasi itu sendiri atau pimpinan dan biasanya permintaan oleh perusahaan.

3)      Pengawasan prepentif adalah: Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan atau dikerjakan yang bertujuan untuk mencegah kesalan yang terjadi.

4)      Pengawasan represif adalah: Pengawasan yang dilakuakan pad saat kegiatan itu sudah berlangsung yang bertujuan untuk menjamin kelangsungan pekrejaan.

Beberapa kegiatan sistem dalam pelaksanan Represif :

1)      Sistem Komperatif.

a)      Mempelajari laporan kemajuan dari pelaksanan pekerjaan dan dibandingkan jadwal rencana pelaksanaan.

b)      Membandingkan laporan –laporan hasil pelaksanan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.

c)      Adakah analisa terhadap perbedaan tersebut factor yang mempengaruhi.

d)     Buatlah penilaian.

e)      Buatlah keputusan terhadap usulan perbaikakannya maupun penyermpurnaan.

2)      Sistem Preivikatif:

a)      Tentukan ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

b)      Buatlah pemerikasaan secara priodik.

c)      Pelajari laporan perkembangan dari hasil pelaksanaan.

d)     Mengadakan penilaian.

e)      Putuskan tindakan untuk membuat suatu keputusan.

3)      Sistem Insepktif adalah: Mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat dari pihak petugas pelaksanaan.

4)      Sistem Investikatif adalah: Sistem yang dilakuakan dengan menitiberatkan terhadap penyelidikan atau penelitian yang lebih dalam terhadap masalah yang bersifat negatif dan mengambil keputusan.